Het grootste deel van de archieven die het West-Brabants Archief bewaart, is volledig openbaar en in te zien in onze studiezaal. Sommige archiefbescheiden zijn echter beperkt openbaar en kun je alleen na toestemming raadplegen. Wanneer een archief of een deel ervan beperkt openbaar is, wordt dat vermeld in de archieftoegang op onze website.

1. Waarom zijn sommige archiefbescheiden beperkt openbaar?

Het WBA beheert zowel particuliere archieven als overheidsarchieven. Bij particuliere archieven heeft de eigenaar van het archief zelf enige vrijheid om te bepalen op welke stukken een beperking ligt. De eigenaar is niet gebonden aan de Archiefwet, maar bijvoorbeeld wel aan de Auteurswet en privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Overheidsarchieven zijn wel gebonden aan de Archiefwet. Er kan op grond van drie redenen een beperking aan de openbaarheid worden gesteld, namelijk wegens: 

  • de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van individuele, nog levende personen;
  • het belang van de staat of
  • de onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties, dan wel van derden.

Daarnaast zijn overheidsarchieven gebonden aan de AVG. Meestal betreft de beperkte openbaarheid bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over godsdienst, ras, politieke opvattingen, gezondheid, seksueel gedrag of strafrechtelijke gegevens. Meer informatie over (bijzondere) persoonsgegevens en de specifieke openbaarheidstermijnen vind je terug in onze Richtlijn openbaarheid van bijzondere persoonsgegevens in permanent te bewaren informatie.

2. Hoe krijg ik inzage in beperkt openbare archiefbescheiden?

Wanneer er een beperking is gesteld aan de openbaarheid van een archiefstuk, kun je in sommige gevallen toch inzage krijgen. In de meeste gevallen zul je aan enkele voorwaarden moeten voldoen. Deze voorwaarden kunnen per archiefstuk verschillen en zijn vaak afhankelijk van de aard van de beperking. De medewerkers van het WBA kunnen je informeren wat de reden van de beperking is en wat de mogelijkheden zijn om inzage te krijgen.

2.1 Overheidsarchieven 

Wanneer je overheidsarchieven wenst in te zien die beperkt openbaar zijn om de privacy van nog levende personen te beschermen, is dat alleen mogelijk wanneer je voldoet aan de in de AVG gestelde wettelijke uitzonderingsgronden. Wanneer je inzage wenst in een beperkt openbaar overheidsarchief dien je een gemotiveerd, schriftelijk verzoek in bij het WBA. Voor je verzoek gebruik je het Aanvraagformulier inzage in beperkt openbare archiefbescheiden. Het ingevulde formulier stuur je naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Je dient hierbij aan te tonen dat:

  • de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, is overleden, of
  • je de uitdrukkelijke toestemming hebt van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen, of
  • de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens je wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt, of
  • raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of
  • raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting.
2.1.1 Bewijs van overlijden

Je kunt met de volgende documenten aantonen dat de persoon is overleden:

  • een kopie van een uittreksel uit het overlijdensregister van de Burgerlijke Stand
  • een kopie van de persoonskaart van de overledene (op te vragen bij het Centrum voor Familiegeschiedenis)

Indien je een dossier of documenten wilt inzien van een persoon die meer dan 100 jaar geleden is geboren, hoef je geen bewijs van overlijden te overleggen.

2.1.2 Toestemming

Wanneer de persoon van wie je het dossier of documenten wilt inzien, nog in leven is, heb je zijn of haar toestemming nodig. Deze toestemming dient te bestaan uit een ondertekende verklaring en een kopie van het identiteitsbewijs van degene op wie het dossier betrekking heeft. Op deze kopie dient de handtekening van de betrokkene duidelijk leesbaar te zijn. Wanneer het jezelf betreft, dien je een kopie van je eigen legitimatiebewijs mee te sturen. 

2.1.2.1 Toestemming voor de inzage 

Wanneer je één van de bovenstaande punten voldoende hebt aangetoond, wordt met een officieel besluit inzage in de betreffende archiefbescheiden verleend. In dit besluit worden de betreffende bescheiden altijd volledig genoemd: naam van het archief, nummer van de archiefinventaris en inventarisnummer(s). Het besluit is één jaar geldig. Wanneer je de stukken na één jaar nogmaals wilt inzien, is het noodzakelijk opnieuw een verzoek in te dienen. De archiefbescheiden kun je inzien in onze studiezaal. Het is niet mogelijk een beperkt openbaar archief vanuit huis in te zien. De aanvrager dient zich in de studiezaal te legitimeren.

2.1.2.2 Geen toestemming voor inzage en bezwaar

Wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan ook een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit is bezwaar en eventueel beroep mogelijk. Je vindt hier meer informatie over in het besluit. 

2.1.3 Overige beperkingsgronden

Wens je inzage in een overheidsarchief dat beperkt openbaar is vanwege het belang van de staat of zijn bondgenoten of wegens de onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties? Stuur dan je schriftelijk, gemotiveerd verzoek om inzage aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. In het eerste geval sturen wij je verzoek door naar de oorspronkelijke zorgdrager, die een beslissing zal nemen op je verzoek.

2.2 Particuliere archieven

Wanneer je archiefbescheiden wilt inzien die gevormd zijn door een privépersoon of een niet-overheidsinstantie en waar een beperking op rust, kun je bij het WBA navragen wat de aard van deze beperking is. Soms worden stukken pas openbaar nadat bepaalde personen zijn overleden. Soms heb je toestemming nodig van de directeur van het West-Brabants Archief of van de eigenaar van het archief. Stuur een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. over het particuliere archief dat je wenst in te zien. Wij informeren je verder over het verkrijgen van toestemming. De schriftelijke toestemming stuur je ons voorafgaand aan je bezoek in de studiezaal toe.

3. Wetenschappelijk, historisch of statistisch onderzoek

Volgens de AVG is het verbod op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet van toepassing voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Op basis hiervan kunnen onderzoekers bij het WBA inzage krijgen in dossiers met bijzondere persoonsgegevens, zonder dat de betrokkenen zijn overleden of toestemming geven voor inzage. Om onderzoek te kunnen doen in dossiers van personen die mogelijk nog in leven zijn, dient je onderzoek aan alle onderstaande punten te voldoen:

  • je onderzoek dient een algemeen belang;
  • de verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek;
  • bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen niet onevenredig wordt geschaad;
  • het vragen van uitdrukkelijke toestemming of het tonen van een bewijs van overlijden (indien korter dan 100 jaar geleden geboren) is onmogelijk of kost een onevenredige inspanning;

Om te kunnen beoordelen of je onderzoek aan deze voorwaarden voldoet, dien je een aantal vragen in te vullen met betrekking tot je onderzoeksopzet. De vragen bestaan uit twee delen: een contextueel deel en waarborgen van de privacy. Voor het verzoek en het beantwoorden van de vragen gebruik je Aanvraagformulier inzage in beperkt openbare archiefbescheiden ter bevordering van wetenschappelijk of historisch onderzoek. Stuur het ingevulde formulier naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

3.1 Toestemming voor inzage 

Je verzoek en de onderzoeksopzet worden door het West-Brabants Archief getoetst aan de privacyvoorwaarden die aan de gevraagde archiefstukken zijn gesteld. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan zal inzage worden verleend door middel van een officieel besluit. In dit besluit staat geschreven dat aan jou toestemming is verleend voor de inzage van dit specifieke stuk. In het besluit wordt het betreffende archiefstuk altijd volledig benoemd: naam van het archief, toegangsnummer van de archiefinventaris en inventarisnummer. Het besluit is één jaar geldig. Wanneer je de stukken na één jaar nogmaals wilt inzien, is het noodzakelijk opnieuw een verzoek in te dienen. De archiefbescheiden kun je inzien in onze studiezaal. Het is niet mogelijk een beperkt openbaar archief vanuit huis in te zien. De aanvrager dient zich in de studiezaal te legitimeren.

3.2 Geen toestemming voor inzage en bezwaar

Ook wanneer geen inzage wordt verleend, wordt hiervan een officieel besluit verstrekt. Tegen dit besluit kun je een bezwaarschrift indienen en is eventueel beroep mogelijk. Je leest hierover meer in het besluit. 

4. Naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Het West-Brabants Archief is ervoor verantwoordelijk dat beperkt openbare archieven volgens de wettelijke regels en afgesproken voorwaarden ter inzage worden gegeven. Wanneer je inzage hebt gekregen, ben je zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop je met deze gegevens omgaat. Je hebt de wettelijke plicht de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen niet te schaden. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is mogelijk om bij de Autoriteit een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens. Iemand die schade lijdt doordat in strijd met de AVG is gehandeld, kan recht hebben op een schadevergoeding. 

5. Kopieën van een beperkt openbaar archief

Het West-Brabants Archief verstrekt geen reproducties uit beperkt openbare archieven. Ook is het niet toegestaan zelf kopieën, scans of foto’s te maken. Het verbod op kopiëren betreft alleen beperkt openbare overheidsarchieven. Wanneer je van de eigenaar van een particulier archief toestemming hebt gekregen om beperkt openbare stukken uit dat archief in te zien, mogen deze wel worden gekopieerd, gescand of gefotografeerd. 

Er zijn enkele uitzonderingen waarbij het toch mogelijk is om te kopiëren uit beperkt openbare overheidsarchieven. De meest voorkomende uitzonderingen zijn kopieën van documenten die als juridisch bewijsstuk moeten dienen. Wil je een beroep doen op deze uitzonderingscategorie, dan dien je schriftelijk bewijs aan te leveren dat de documenten als juridisch bewijsstuk moeten dienen. In dat geval maakt het West-Brabants Archief tegen betaling reproducties.

Verder kan er in schrijnende gevallen een beroep gedaan worden op de hardheidsclausule, waarmee toch kopieën kunnen worden verstrekt. Het gaat hierbij om losse documenten die een grote emotionele waarde hebben, zoals een foto van een overleden familielid of een persoonlijk handgeschreven briefje. Als je een beroep wilt doen op de hardheidsclausule dan kun je een schriftelijk verzoek indienen.

6. Contact en formulieren

Eventuele vragen of verzoeken om inzage kun je sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Verzoeken kun je ook per post sturen (vermeld in dat geval ook je e-mailadres of telefoonnummer) naar: 

West-Brabants Archief
Hofstraat 2b
4611 TJ Bergen op Zoom