Toezicht en inspectie
Toezicht
De Archivaris van het West-Brabants Archief is op basis van de Gemeenschappelijke Regeling gemeentearchivaris van alle aangesloten gemeenten.
Op grond van de Archiefwet en de gemeentelijke archiefverordening voert de Archivaris om het jaar een inspectie uit naar de staat van het informatie- en archiefbeheer bij de gemeenten.
Aanvullende informatie bij inspectieverslagen WBA 2023
Toezichtsmodel
De inspectie zelf is gebaseerd op de Archiefwetgeving en de gemeentelijke Archiefverordening.
Hoofdstuk zes van de Wet open overheid (WOO) heeft betrekking op de digitale informatiehuishouding en stelt dat er een overheidsbreed meerjarenplan komt met de langetermijndoelen voor de verbetering. Kort samengevat zegt de WOO hier eigenlijk: “overheid, houd je aan de Archiefwet!”
Op basis van de bepaling in hoofdstuk zes heeft de VNG een meerjarenplan opgesteld, met daarin zeven eisen die minimaal nodig zijn om de informatiehuishouding op orde te krijgen.
Voordat het huidige toezichtsmodel gebruikt werd, is bij inspecties uitgegaan van de landelijke Archief KPI-lijst. Het West-Brabants Archief heeft de resultaten van de laatste jaren geanalyseerd. Bij vijf elementen scoorden alle aangesloten gemeenten “bijna voldoende” (oranje) of “onvoldoende” (rood).
De zeven WOO-eisen en de vijf KPI-elementen vormen de basis voor het toezichtsmodel dat het West-Brabants Archief gebruikt.
Inspectierapport
De inspectierapporten van het WBA toetsen 12 onderwerpen (Eisen). Iedere Eis wordt als volgt behandeld:
• Een beschrijving van de Eis
• De bevindingen
• Het oordeel
• De risico's
• De aanbevelingen
• De prioriteit per aanbeveling
Een rapport bevat veel algemene informatie die voor ieder rapport hetzelfde is. Om de rapporten zo ter zake mogelijk te houden, is deze informatie op de website van het WBA geplaatst. In ieder rapport wordt naar de juiste plek op de website verwezen.
Aanvullende informatie bij inspectieverslagen WBA 2023