Vanaf 1 januari 2023 heeft het West Brabants Archief een nieuwe gemeentearchivaris. Maar wat doet een gemeentearchivaris eigenlijk en wat is het verschil met de directeur van het archief? We vragen het aan Hans en Chido, respectievelijk de voormalige en nieuwe gemeentearchivaris van het West-Brabants Archief. 

Wat doet een gemeentearchivaris? 

Hans: de Archiefwet bepaalt dat er een gemeentearchivaris aangewezen kan worden door een gemeente. Als archivaris heb je twee taken, je bent beheerder van de archiefbewaarplaats en toezichthouder op het informatiebeheer van de gemeente. 

Het West-Brabants Archief werkt voor 9 gemeenten in de regio en zo is Hans gemeentearchivaris van al deze gemeenten. 

Kan iedereen die bij een archief werkt ook gemeentearchivaris zijn, of zijn hier bepaalde eisen aan verbonden? 

Hans en Chido: Volgens de huidige archiefwet moet de gemeentearchivaris over een diploma Archivistiek beschikken. Als gemeentearchivaris moet je aangewezen worden door de gemeente, in het geval van het West-Brabants Archief is dit een besluit van het Algemeen Bestuur. 

In de nieuwe Archiefwet, die op dit moment in de maak is, wordt de diploma eis losgelaten. Het is wel een heel groot voordeel wanneer je vrij veel ervaring hebt binnen het archiefwezen. Je communiceert zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau en dan helpt het om al wat spreekwoordelijke bagage te hebben is de ervaring van Hans en Chido. 

Waarom hebben we een gemeentearchivaris nodig? 

Hans: gemeenten zijn volgens de Archiefwet verplicht om na 20 jaar hun archieven over te brengen naar een archiefbewaarplaats zoals het West-Brabants Archief. 

Voor gemeenten is het belangrijk om aan de wet te voldoen, en daarom zie je ook vaak dat er een gemeentearchivaris benoemd wordt. Maar gemeenten hebben de keuze, ze kunnen de taken van de gemeentearchivaris ook beleggen bij de gemeentesecretaris. 

Hans en Chido: in Noord-Brabant heeft iedere gemeente een gemeentearchivaris aangewezen en beschikken we dus over een zogenaamd dekkend netwerk. 

In de laatste 20 jaar is het belang van informatiebeheer bij gemeenten groter geworden, mede ook gelet op het belang van verantwoording afleggen. Dit heeft dus ook zijn weerslag op het belang van de rollen en taken die te maken hebben met informatiebeheer. 

Chido: je hebt als gemeente iemand nodig die het belang van je informatievoorziening en -beheer op de lange termijn in het oog houdt. Niet alleen het primaire proces en de informatie de organisatie op dat moment zelf nodig heeft, maar ook met een brede blik kijken naar andere belanghebbenden die deze informatie kunnen gebruiken, nu en in de verre toekomst. Een gemeentearchivaris kan hier zeker aan bijdragen. 

Wat is het verschil tussen de gemeentearchivaris en de directeur van een archiefdienst? 

Hans en Chido: een directeur is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van een archiefdienst. De gemeentearchivaris voert inhoudelijke taken uit en is, zoals al eerder aangegeven, beheerder van de archiefbewaarplaats en toezichthouder op het informatiebeheer van de gemeente. 

Begin jaren 90 was het heel gewoon dat dit een duo functie was, dus directeur en gemeentearchivaris ineen. 

Chido: eigenlijk is de scheiding van de functies een teken van verdere professionalisering. Iemand die een goede archivaris is hoeft niet een goede manager te zijn en andersom. Ook zeker met de schaalvergroting van archiefdiensten is een goede manager heel belangrijk. 

Bij het WBA bijten deze twee verschillende functies elkaar zeker niet, maar vullen ze elkaar aan. Het is wel fijn om een directeur te hebben die feeling heeft met informatiebeheer of met erfgoedbeheer. 

Aan Hans: waar ben je het meest trots op als je terugkijkt op je tijd als gemeentearchivaris? 

In de aanloop naar het 850 jarig bestaan van Zundert en Rijsbergen was het Regionaal Archief West-Brabant (voorloper van het WBA) nauw betrokken. Een van de ideeën was om tijdens de tentoonstelling op het veilingterrein ook de originele akten waarin Zundert voor het eerst genoemd wordt tentoon te stellen. Deze akten bevonden zich in het archief van de abdij van Tongerlo. Na een goed gesprek met de abdij-archivaris lukte het om de originele akten mee te nemen naar Zundert. 

Een andere ontwikkeling die ik de afgelopen jaren zie is dat de aangesloten gemeenten hun eigen informatiebeheer steeds serieuzer zijn gaan nemen. Ik ben blij dat ik daar ook een bijdrage aan heb kunnen leveren. 

Aan Chido: waar kijk je het meeste naar uit in je functie als gemeentearchivaris? 

Natuurlijk ga ik verder op de weg die we al ingeslagen hebben. We willen als WBA graag het toezicht verder uitbouwen en vernieuwen, zodat we het informatiebeheer bij de aangesloten gemeenten nog beter kunnen maken. Het is leuk om te merken dat hier vanuit de deelnemende gemeenten ook echt vraag naar is. De slogan van het WBA is “het verleden snel gevonden”, maar dat betekent ook dat het heden in de toekomst toegankelijk moet zijn. 

In de nieuwe visie en strategie is vastgelegd dat we onze cultuur-historische taak gaan uitbreiden, dat kan inhoudelijk zijn, maar ook representatief. Ik vind het heel interessant om te kijken hoe we deze taak gaan invullen en welke rol hierin voor de gemeentearchivaris is weggelegd.

Aan Hans: verlaat je nu ook het WBA? Of ga je iets anders doen? 

Ik blijf nog werkzaam bij het WBA. Ik zal me meer bezig gaan houden met financiële zaken en het ondersteunen van de directeur en het bestuur. Maar ik zal ook zeker mijn ervaring als oud-gemeentearchivaris blijven benutten en Chido ondersteunen in zijn werkzaamheden.