Vanaf de jaren ’90 werkt de overheid steeds meer digitaal. Veel informatie wordt tegenwoordig alleen nog maar digitaal opgeslagen en beheerd. Het kabinet stimuleert dat de overheid geheel digitaal moet communiceren, zodat burgers al hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen.
Voor archiefinstellingen is het werken met ‘digitaal geboren’ informatie een relatief nieuw fenomeen. Het vereist een andere werkwijze en andere kennis dan bij papieren  archieven. Om digitale collecties in de toekomst duurzaam en betrouwbaar te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het WBA aan een nieuwe bewaaromgeving: het e-depot.

Wat is het?

Formeel is de definitie van e-depot: “Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.”
Vrij vertaald wil dit zeggen dat het e-depot meer is dan alleen digitale opslag. Bij digitaal archiveren is het dan ook onverantwoord om – zoals bij papier – 20 jaar te wachten tot het overbrengen van het archief. Voor het veilig stellen van digitale informatie zal de hele route, van archiefvormer tot (eind)gebruiker, doordacht moeten worden. Zo is het niet alleen van belang dat de techniek (hard- en software) goed werkt, maar ook dat er procedures worden gevolgd om digitale informatie voor lange periode te behouden.
 
De definitie zegt ook iets over wat het e-depot niet is. Het WBA steekt veel tijd in het digitaal beschikbaar maken van papieren, veelal oude documenten (scans), maar dit is niet waar het e-depot over gaat. Bij het e-depot draait het om informatie uit het digitale tijdperk, die in steeds mindere mate een papieren vorm gekend hebben.

Welke informatie komt in het e-depot?

In de eerste plaats is het e-depot er voor informatie  van de bij het WBA aangesloten overheidsinstellingen: de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Woensdrecht, Zundert en verschillende gemeenschappelijke regelingen. Maar op termijn zal het e-depot ook voor particuliere archieven interessant zijn: van kerkgenootschappen, verenigingen, stichtingen, en bedrijven tot families en personen.

Wat levert digitaal archiveren op?

De maatschappelijke voordelen van het e-depot zijn aanzienlijk. Allereerst komt het e-depot tegemoet aan de groeiende interesse in Nederland voor cultuur en geschiedenis. Het e-depot zal bestaan uit verschillende soorten collecties en materiaal (tekst, beeld, film, foto, muziek, tekeningen, video, etc.), waartussen belangrijke dwarsverbanden gelegd kunnen worden. De bezoeker hoeft voor deze bronnen straks niet meer naar een studiezaal van een archief toe, maar kan ze gemakkelijk met één muisklik raadplegen, op een moment dat dit hem of haar het best uitkomt.
Het e-depot zal daarmee ook een belangrijke rol spelen in het waarborgen van de rechtsstaat. Want ook in het digitale tijdperk dragen archiefinstellingen een verantwoordelijkheid om voor de burgers het geheugen van de omgeving te beheren. Door te zorgen voor goed geordende en toegankelijke digitale archieven maken zij het mede mogelijk dat het handelen van de overheid sneller en beter gecontroleerd kan worden.

In welk stadium van ontwikkeling is het e-depot?

Van 2015 t/m 2017 heeft het WBA verschillende pilots uitgevoerd voor aansluiting van archiefmateriaal op het e-depot, samen met de deelnemende gemeenten. In 2017 is er e-depotsoftware aangekocht en het streven is om in 2018 de eerste gemeenten digitale informatie te laten overbrengen naar het e-depot.

West Brabants Archief LR