Gemeente Eten-Leur heeft haar Basis Administratie Gebouwen (BAG) officieel overgedragen aan ons e-depot. In goede samenwerking met Marcel Korving en zijn collega’s hebben we de laatste maanden hard gewerkt aan de overdracht van alle beheerdersverklaringen. Alle reden dus om deze belangrijke mijlpaal te vieren met een lekker stukje taart.

 rsz 20191128 093838 

Steeds meer gemeenten werken volledig digitaal en dat is voor het West-Brabants Archief een belangrijke reden om nadrukkelijk in te zetten op de verdere ontwikkeling van zijn e-depot. Dit elektronische bewaarsysteem staat in de eerste plaats voor een duurzaam en veilig beheer van de aangeleverde digitale documenten. Het beschikken over een e-depot is een eerste stap, het uitwerken van een beleid voor zowel beheerders als gebruikers is een nog veel ingewikkelder verhaal.

Informatieadviseur Paul van den Bosch werkte de afgelopen jaren met zijn collega’s en de negen aangesloten gemeenten van het West-Brabants Archief een traject op maat uit om uiteindelijk een volledige aansluiting op het e-depot te realiseren. “Elke gemeente heeft in de loop der jaren zijn eigen applicaties aangeschaft en haar eigen gewoontes en gebruiken ontwikkeld. De aansluiting op ons e-depot is nu een gezamenlijk doel. Per gemeente hebben we onder meer in goed overleg een stappenplan opgemaakt, is besproken welke metadata we nodig hebben en zijn er procedures vastgelegd. Het is voor mij persoonlijk heel erg leerzaam, maar ook echt een uitdaging om voor elke gemeente het juiste advies op maat te geven. Ik ben dan ook heel blij dat we door de goede samenwerking met de gemeente Etten-Leur deze belangrijke stap hebben kunnen zetten.”

Ter begeleiding van de overdracht van digitale overheidsdocumenten naar zijn e-depot ontwikkelde het West-Brabants Archief een (uiteraard digitaal) aansluitpakket. Hierin zijn onder meer een aansluitplan, overdrachtsprotocol, metadatamodel, overbrengingsovereenkomst en producten- en dienstencatalogus voor het e-depot opgenomen. Deze vormen samen de ingrediënten om tot een aansluiting te kunnen komen.

rsz 220191128 093317

- Een speciale e-depot-taart om de aansluiting te vieren